¿Tu AMPA se enfrenta a esta situación cada curso? La presidencia se hereda casi por obligación, la tesorería recae en la única persona que sabe usar Excel… y la secretaría se queda vacante porque nadie quiere cargar con el papeleo.
Es uno de los mayores retos de cualquier asociación de familias: la falta de relevo. Pero hay formas de que tu AMPA o AFA siga funcionando (y bien) incluso cuando parece que nadie quiere asumir el rol de secretario.
¿Por qué nadie quiere ser secretario?
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Porque da la impresión de que es un puesto con muchas tareas invisibles.
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Porque asusta la responsabilidad de perder información importante.
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Porque no hay tiempo: conciliar vida personal, trabajo y voluntariado no siempre es posible.
3 ideas para que la secretaría no sea un problema:
1. Divide las tareas en microresponsabilidades. En lugar de que una sola persona lo gestione todo, reparte las funciones entre varios colaboradores:
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Una persona encargada de las actas.
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Otra que gestione los correos.
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Otra que actualice los datos de socios. Así el cargo parece menos “inmenso”.
2. Deja todo documentado y accesible. La falta de relevo muchas veces viene del miedo a “no saber por dónde empezar”. Si creas un dossier digital con:
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Estatutos y normas básicas.
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Plantillas de actas y convocatorias.
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Calendario de obligaciones anuales.
… será mucho más fácil que alguien se anime.
3. Utiliza herramientas digitales que simplifican la gestión. Hoy en día existen plataformas que automatizan buena parte del trabajo:
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Generan listados actualizados de socios.
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Guardan documentos en la nube.
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Permiten enviar convocatorias y registrar asistencia en un clic.
Cuando las tareas están digitalizadas, el cargo de secretario deja de ser un peso imposible.
Un AMPA o AFA más ágil y con menos miedo al relevo es posible. Dar el paso de modernizar la gestión no requiere ser un experto en informática, solo la voluntad de hacer las cosas de manera más sencilla y ordenada.
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